Instructions d’utilisation du Toolkit | IBNET

Nous vous remercions d’avoir choisi d’utiliser le Toolkit IBNET. Les instructions d’utilisation sont présentées comme suit:

Utilisation du Toolkit
Taille d’écran et navigation
Saisie des données
Quitter l’application
Examen des résultats
Partage des données
Retour d’expérience

Avant de commencer à utiliser le Toolkit IBNET, veuillez noter que:

Si les activités de benchmarking sont nouvelles pour vous, il peut vous être utile de prendre quelques moments pour lire le document «IBNET et le benchmarking» qui fait partie de ce Toolkit. Cela vous donnera des informations générales sur l’engagement dans une démarche de benchmarking dans le secteur de l’eau et de l’assainissement. Cela vous donnera aussi des idées sur la façon dont vous pourriez utiliser le Toolkit IBNET pour débuter et cela alimentera votre intérêt pour le benchmarking.

Logiciels requis:
1.	Afin que le kit de benchmarking soit compatible avec le plus grand nombre possible d’utilisateurs, le logiciel d’application sur cette disquette est compatible avec Microsoft Excel 97 et avec les versions plus récentes. Les fichiers de texte sont au format Word 2000, mais sont utilisables sous WORD 97;
2.	Si votre logiciel n’est pas compatible avec ces versions d’Excel et de Word, merci de nous contacter
3.	Si vous utilisez l’une des versions d’Excel mentionnées ci-dessus, démarrez Excel et ouvrez le fichier pertinent du Toolkit IBNET. Il vous faudra cliquer sur le bouton « Autoriser macros » pour pouvoir commencer à utiliser les documents;
4.	Selon le système utilisé, il est possible que certains utilisateurs voient apparaître un message indiquant qu’ils ne devraient ouvrir le fichier qu’en mode lecture seule et leur demandant si c’est ce qu’ils veulent faire. Répondez toujours NON à cette question.

Utilisation du Toolkit IBNET

Le Toolkit est contenu dans le fichier Excel qui se trouve sur le site Internet. Si vous ne parvenez pas à télécharger de fichiers du site Internet, merci de nous contacter.

Le Toolkit contient plusieurs documents et fichiers. Pour en afficher la liste complète, allez à la page téléchargement.

Taille d’écran et navigation

Si l’écran semble trop petit ou trop grand, essayez d’utiliser les boutons ECRAN REDUIT (SMALL SCREEN), ECRAN MOYEN (MED SCREEN) ou ECRAN MAXIMUM (LARGE SCREEN) situés en haut de votre écran afin d’obtenir la taille d’écran qui vous convient.

Utilisez les boutons PRECEDENT (PREVIOUS) et SUIVANT (NEXT) ou les onglets des feuilles de travail (en bas de l’écran) pour naviguer dans cette application.

Utilisez le bouton ACCUEIL (HOME) pour retourner à la page d’accueil.

Saisie des données

Utilisez un point pour indiquer les décimales et un signe moins (-) pour indiquer les nombres négatifs.
Quand vous saisissez les données, n’utilisez pas d’autres signes, comme les symboles des devises, les signes de pourcentages, les signes séparateurs des milliers, etc.
Pour effacer une valeur, n’utilisez pas de zéro, utilisez la touche « supprimer ».
Quand la valeur est « 0 », ne laissez pas la case vide, saisissez un zéro.
Si vous n’avez pas la donnée, laissez la case vierge.
Faites bien attention aux unités utilisées ! La plupart des données sont demandées en milliers, mais certaines le sont en unités simples. Faites également attention à la devise (dollars US ou devise locale).
Utilisez les données fournies dans le fichier Excel Données de la Banque Mondiale sur le RNB et les taux des changes xls pour trouver le RNB par tête dans votre pays et les informations sur les taux des changes. L’emploi des chiffres corrects pour ces variables est essentiel, puisqu’ils servent à calculer de nombreux indicateurs et à effectuer des comparaisons entre pays. Si les données pour une année ne sont pas disponibles, essayez d’utiliser les chiffres de l’année précédente. Nous actualiserons ces données dès qu’elles seront disponibles.
Vous pouvez rapidement vérifier la définition des données en plaçant la souris sur l’intitulé de chaque donnée.
Merci de noter que la saisie de données avec le pavé numérique est incompatible avec le programme sur certains PC. Si vous rencontrez ce problème, saisissez les données avec les touches numériques du clavier principal.

Les deux problématiques suivantes peuvent se poser lorsque vous saisissez les données:

• Ventilation des coûts et du nombre d’employés

Si, en plus des services eau potable et eaux usées, la compagnie offre d’autres services, il faudra identifier les sous-totaux – pour le personnel, les revenus et les coûts – spécifiquement associés à l’eau potable et aux eaux usées. Ceci devra être fait en répartissant les composantes des frais généraux – tels que le financement et le personnel, entre eau potable, eaux usées et autres prestations, pour refléter la taille des exploitations.

Par exemple:

N°	Nombre ¹	Pourcentage de frais généraux affecté²	Total après affectation³
Service eau potable	40	10	50
Service eaux usées	25	6.25	31.25
Autres services	25	3.75	18.75
Frais généraux	20
Total	100		100
Total moins frais généraux	80

Note 1. Cela peut être le nombre d’employés, un coût ou un revenu

Note 2. Les frais généraux – 20 – sont affectés dans les ratios 40:25:15

Note 3. La somme des deux colonnes de gauche

• Fiabilité des données

Les données nécessaires pour calculer la valeur des indicateurs proviennent de plusieurs sources. Les sources probables sont listées dans le Tableau 1, qui comporte des remarques concernant diverses problématiques qui peuvent influencer la fiabilité des données.

La compagnie des eaux doit:

Évaluer la qualité de ses sources de données
Consigner la façon dont les données ont été obtenues
Attribuer un indice de confiance à chaque source, et par conséquent à chaque groupe de données (voir Tableau)

Tableau 1: Définitions des indices de confiance

Indice	Description
A	S’appuie sur des dossiers, procédures, investigations ou analyses fiables, correctement documentés et reconnus comme étant les meilleurs disponibles
B	De manière générale, comme pour l’indice A, mais avec des carences mineures, par ex. une partie de la documentation est manquante, l’évaluation est ancienne, ou on s’est appuyé sur des rapports non confirmés, ou encore on a extrapolé
C	Extrapolation à partir d’un échantillon limité pour lequel des informations d’indice A ou B existent
D	S’appuie sur les meilleures estimations du personnel de la compagnie sans mesures ou preuve documentée

Adapté des documents d’OFWAT et de l’IWA

Quitter l’application

Après avoir sauvegardé les données, nous recommandons l’emploi du bouton SORTIE (EXIT) pour fermer l’application. Cette action entraîne le retour aux paramètres par défaut Excel, y compris les barres de menu.

Examen des résultats

Vous pouvez visualiser un résumé des données que vous avez saisies et les indicateurs qui en résultent en cliquant sur le bouton RAPPORT PRINCIPAL (MAIN REPORT). Vous pouvez le voir à l’écran ou l’imprimer en utilisant le bouton IMPRIMER (PRINT). Quand vous avez fini, cliquez sur le bouton RETOUR (RETURN) pour revenir à la page d’accueil.

Un certain nombre de valeurs prévues ont été intégrées dans le système de saisie. Les valeurs de données qui sont en dehors des fourchettes ainsi prédéfinies sont signalées dans le Rapport d’Anomalie (Exception Report). Des messages-guides sont aussi intégrés. Pour afficher le Rapport d’Anomalie, cliquer sur le bouton RAPPORT D’ANOMALIE (EXCEPTION REPORT). Vous pouvez le lire à l’écran, ou l’imprimer en utilisant le bouton IMPRIMER (PRINT). Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton RETOUR (RETURN) pour revenir à la page d’accueil.

Vérifiez vos données et résultats avec soin. Peut-être pourrez-vous demander à un collègue de les vérifier avec vous.

Si vous souhaitez apporter des modifications, retournez dans le système de saisie des données et effectuez les changements nécessaires.

Partage des données

L’utilisation de vos données pour effectuer des comparaisons de performances avec d’autres compagnies est une partie importante du benchmarking. Ceci peut être fait directement par votre propre compagnie, ou avec l’aide d’une association de compagnies du secteur de l’eau et de l’assainissement, ou par l’organisme de contrôle. Veuillez vous référer au document Benchmarking dans le Secteur des Eaux d’IBNET qui vous permettra d’explorer d’autres idées sur l’importance et la valeur du partage d’information et de mieux comprendre en quoi cela peut aider à améliorer les performances ou le processus de réforme du secteur. Lorsque vous considérez que les données que vous avez saisies sont correctes, vous êtes désormais à même d’échanger les données et indicateurs avec d’autres compagnies.

C’est à vous de décider de quelle manière vous souhaitez procéder. Voici quelques suggestions:

Échangez avec votre équipe de direction. Ils auront ainsi l’occasion de commenter les données (il se peut qu’ils découvrent des erreurs dans les données !) et de voir les valeurs des indicateurs qui ont été calculées.
Échangez avec vos homologues. Envisagez d’échanger vos données et indicateurs avec vos homologues dans votre Région. S’ils ne possèdent pas d’exemplaire du Kit de Démarrage, nous serons heureux de leur en envoyer un.
Échangez avec votre organisation professionnelle nationale (association, fédération ou groupe représentatif). Demandez lui de jouer le rôle de bureau central d’échanges de données et d’indicateurs.

Par ailleurs, l’équipe IBNET sera heureuse de faciliter le partage d’information entre les fournisseurs de données. Vous pouvez envoyer votre fichier complété à l’équipe IBNET.

Retour d’expérience

Nous serions heureux de connaître vos impressions une fois que vous aurez utilisé le Kit. Les indicateurs sont-ils plus ou moins justes, que pouvez-vous dire sur le fonctionnement du logiciel, quelles améliorations vous paraissent souhaitables?

Merci pour ces informations – contactez nous.